Распоряжение Губернатора Самарской области от 15.05.2025 N 218-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 27.12.2023 N 323-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"

ГУБЕРНАТОР

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 15 мая 2025 г. N 218-р

О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области

от 27.12.2023 N 323-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству

в администрации Губернатора Самарской области и органах

исполнительной власти Самарской области"

В целях совершенствования работы по подготовке документов в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:

1. Внести в распоряжение Губернатора Самарской области от 27.12.2023 N 323-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области" следующие изменения:

в Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция):

в пункте 1.3:

в абзаце первом слова "департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области (далее - департамент управления делами)" заменить словами "управлением делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области (далее - управление делами Губернатора)";

в абзаце третьем слова "департамента управления делами" заменить словами "управления делами Губернатора";

пункт 1.5 после абзаца третьего дополнить абзацами следующего содержания:

"В Правительстве Самарской области при согласовании проектов документов, подписываемых Губернатором Самарской области, с первым вице-губернатором Самарской области и вице-губернаторами Самарской области, за исключением первого вице-губернатора Самарской области или вице-губернатора Самарской области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта правового акта, применяется процедура автосогласования.

Понятия "автосогласование" и "согласование", используемые в Инструкции, являются равнозначными. Процедуры согласования и автосогласования, применяемые в Правительстве Самарской области, влекут одинаковые правовые последствия.

Процедура автосогласования не применяется при согласовании проектов документов, подписываемых Губернатором Самарской области, с первым вице-губернатором - председателем Правительства Самарской области.";

абзац тридцать третий пункта 1.20 изложить в следующей редакции:

"Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст;";

абзац первый пункта 2.1.3 изложить в следующей редакции:

"2.1.3. Документы печатаются с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14. Допускается использование шрифтов меньших размеров при оформлении внутренней переписки в ОИВ (до N 12) и при оформлении таблиц (до N 10).";

пункт 2.3.8 изложить в следующей редакции:

"2.3.8. В Правительстве области, в Администрации Губернатора области используются следующие виды бланков:

бланк указа Губернатора Самарской области;

бланк распоряжения Губернатора Самарской области;

бланк письма Губернатора Самарской области;

бланк постановления Правительства Самарской области;

бланк распоряжения Правительства Самарской области;

бланк письма Правительства Самарской области;

бланк письма первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области;

бланк письма первого вице-губернатора Самарской области;

бланк письма вице-губернатора Самарской области;

бланк приказа Администрации Губернатора Самарской области;

бланк распоряжения Администрации Губернатора Самарской области;

бланк письма Администрации Губернатора Самарской области;

бланк письма вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области;

общий бланк Администрации Губернатора Самарской области;

бланк поручения Губернатора Самарской области;

бланк резолюции Губернатора Самарской области;

бланк поручения первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области;

бланк резолюции первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области;

бланк поручения первого вице-губернатора Самарской области;

бланк резолюции первого вице-губернатора Самарской области;

бланк поручения вице-губернатора Самарской области;

бланк резолюции вице-губернатора Самарской области;

бланк поручения заместителя председателя Правительства Самарской области;

бланк резолюции заместителя председателя Правительства Самарской области;

бланк резолюции вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области;

бланк письма помощника Губернатора Самарской области;

бланк письма советника Губернатора Самарской области;

бланк письма советника (консультанта) Губернатора Самарской области;

бланк письма общественного советника (консультанта) Губернатора Самарской области;

бланк письма общественного советника Губернатора Самарской области (куратора).";

абзац второй пункта 2.4.1.1 изложить в следующей редакции:

"Решение об изготовлении и количестве экземпляров бланков документов Губернатора области, Правительства области принимает руководитель управления делопроизводства секретариата, бланков документов Администрации Губернатора области - ответственный за делопроизводство в Администрации Губернатора области, бланков документов первого вице-губернатора Самарской области (далее - первый вице-губернатор области) - ответственный за делопроизводство первого вице-губернатора области, бланков документов вице-губернатора Самарской области (далее - вице-губернатор области) - ответственный за делопроизводство вице-губернатора области, бланков документов заместителя председателя Правительства Самарской области (далее - заместитель председателя Правительства области) - ответственный за делопроизводство заместителя председателя Правительства области. Решение об изготовлении и количестве экземпляров бланков ОИВ, должностного лица ОИВ принимает руководитель ОИВ по представлению руководителя службы делопроизводства.";

в пункте 2.4.2.5:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.4.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, заместителей председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области (далее - руководитель Администрации Губернатора области), руководителя ОИВ разрешаются к использованию на копиях документов, подписанных в установленном порядке, на служебных документах, в том числе резолюциях к документам, на основании приказа о применении (использовании) факсимильной подписи руководителя, по прямому указанию соответствующего должностного лица или по согласованию с ответственным за делопроизводство соответствующего должностного лица согласно действующему законодательству.";

абзац десятый изложить в следующей редакции:

"Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области, заместителями председателя Правительства области, руководителем Администрации Губернатора области, руководителем ОИВ назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи указанных должностных лиц.";

в пункте 2.4.3.4 слова "департамента управления делами" заменить словами "управления делами Губернатора";

пункт 2.5.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"Внутренняя переписка между ОИВ ведется в электронном виде с использованием электронной подписи без дублирования на бумажном носителе.";

в пункте 2.7.1:

в абзаце первом слова "департамента управления делами" заменить словами "управления делами Губернатора";

абзац второй изложить в следующей редакции:

"Управление делами Губернатора осуществляет (по запросу) в течение 6 месяцев, следующих за днем проведения мероприятия, передачу копии аудиозаписи проведенного мероприятия сотруднику ОИВ, ответственного за организацию и проведение мероприятия, и сотруднику управления делопроизводства секретариата. Для записи аудиофайла в управление делами Губернатора предоставляется свободный съемный носитель информации.";

в абзаце третьем слова "департамент управления делами" заменить словами "управление делами Губернатора";

абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"ОИВ, ответственный за организацию и проведение мероприятия, или управление делопроизводства секретариата, востребовавшие аудиозапись мероприятия, обеспечивают организацию ее хранения, комплектования и учета в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством.";

в пункте 3.1.7:

абзац пятый изложить в следующей редакции:

"первый вице-губернатор области, вице-губернатор области, заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования;";

дополнить абзацами следующего содержания:

"первый вице-губернатор, вице-губернаторы области, которым ранее проект не направлялся на согласование, - лист согласования;

руководитель администрации Губернатор области - лист согласования;

первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования.";

пункт 3.1.8 дополнить абзацами следующего содержания:

"Срок согласования проекта закона первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области, за исключением первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта правового акта, - до 7 календарных дней, при повторном поступлении - до 2 календарных дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.

Срок согласования первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области может быть изменен по согласованию с разработчиком проекта или по решению Губернатора области.

В случае непредставления первым вице-губернатором области, вице-губернатором(-ами) области, за исключением первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта правового акта, в указанные сроки позиции в отношении направленного на согласование проекта проект считается согласованным (процедура автосогласования).";

в подразделе 3.2.2:

абзац пятый изложить в следующей редакции:

после абзаца одиннадцатого дополнить абзацем следующего содержания:

"первый вице-губернатор, вице-губернаторы области, которым ранее проект не направлялся на согласование, - лист согласования;";

абзац пятый подраздела 3.2.3 изложить в следующей редакции:

в абзаце четвертом раздела 3.2.4 слова "руководитель департамента управления делами" заменить словами "управляющий делами Губернатора";

подраздел 3.2.6 после абзаца одиннадцатого дополнить абзацами следующего содержания:

"Проект указа, распоряжения Губернатора области, направленный на согласование первично, подлежит согласованию первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области, за исключением первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта, в следующие сроки:

проект правового акта Губернатора области, касающегося использования резервного фонда Губернатора области, правового акта Губернатора области в сфере обеспечения эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия территории Самарской области - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления проекта на согласование;

проект указа, распоряжения Губернатора области, подготавливаемый в рамках реализации нацпроекта, - до 2 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;

проект указа, распоряжения Губернатора области, подготовленного по иным вопросам, - до 7 календарных дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.

подраздел 3.2.7 после абзаца десятого дополнить абзацами следующего содержания:

"Проект указа, распоряжения Губернатора области, в котором учтены замечания и (или) предложения, направленный на согласование повторно, подлежит согласованию первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области, за исключением первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта, в следующие сроки:

проект указа, распоряжения Губернатора области, подготовленного по иным вопросам, - до 2 календарных дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.

в пункте 3.4.7:

абзац седьмой изложить в следующей редакции:

после абзаца тринадцатого дополнить абзацем следующего содержания:

пункт 3.4.8 после абзаца первого дополнить абзацами следующего содержания:

"Срок согласования проекта соглашения за подписью Губернатора области первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области, за исключением первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта соглашения, - до 7 календарных дней, при повторном поступлении - до 2 календарных дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.

в пункте 4.1.5:

после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:

дополнить абзацами следующего содержания:

"первый вице-губернатор, вице-губернаторы области, которым ранее проект не направлялся на согласование, - лист согласования (в отношении проекта протокола за подписью Губернатора области);

первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования (в отношении проекта протокола за подписью Губернатора области).";

пункт 4.1.8 дополнить абзацами следующего содержания:

"Протокол совещания у Губернатора области подписывается Губернатором области либо вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора Самарской области.

Проект протокола, указанный в абзаце втором настоящего пункта, представляется на подпись в сроки, установленные пунктом 4.1.7 Инструкции.

Управление делопроизводства секретариата осуществляет хранение аудиозаписи совещания у Губернатора области, фиксирующей ход его проведения.";

в пункте 4.2.4:

абзац шестой изложить в следующей редакции:

абзац седьмой признать утратившим силу;

после абзаца восьмого дополнить абзацами следующего содержания:

"первый вице-губернатор, вице-губернаторы области, которым ранее проект не направлялся на согласование, - лист согласования (в отношении проекта поручения за подписью Губернатора области);

первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования (в отношении проекта поручения за подписью Губернатора области).";

пункт 4.2.7 изложить в следующей редакции:

"4.2.7. Проект поручения Губернатора области подписывается Губернатором области (на бланке поручения Губернатора Самарской области) либо вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора Самарской области (на общем бланке Администрации Губернатора Самарской области).

Подписанное поручение Губернатора области передается в управление делопроизводства секретариата для регистрации и рассылки. Рассылка электронной копии поручения Губернатора области производится по сформированному в ЭРК на этапе подготовки проекта поручения списку рассылки, а рассылка в государственные органы, организации, должностным лицам, не являющимся участниками СЭД, - в соответствии с листом рассылки на бумажном носителе (приложение 31 к Инструкции).

Подлинник поручения Губернатора области остается на хранении в управлении делопроизводства секретариата.";

в пункте 4.3.1.9:

абзац шестой изложить в следующей редакции:

после абзаца восьмого дополнить абзацами следующего содержания:

"первый вице-губернатор, вице-губернаторы Самарской области, которым ранее проект не направлялся на согласование, - лист согласования;

первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования.";

пункт 4.3.1.11 дополнить абзацами следующего содержания:

"Срок согласования проекта письма за подписью Губернатора области первым вице-губернатором области, вице-губернаторами области, за исключением первого вице-губернатора области, вице-губернатора области, осуществляющего координацию и контроль деятельности ОИВ - разработчика проекта письма, - до 3 рабочих дней, при повторном поступлении - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления проекта на согласование.

в пункте 4.4.4:

после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:

в абзаце втором пункта 7.1 слова "департамента управления делами" заменить словами "управления делами Губернатора";

приложение 2 к Инструкции дополнить пунктами 38 и 39 следующего содержания:

N п/п	Наименование органа исполнительной власти Самарской области	Индекс
"38.	Министерство градостроительной политики Самарской области	МГП
39.	Министерство информационной политики Самарской области	МИП";

приложение 3 к Инструкции изложить в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Самарской области В.А.Федорищев

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Губернатора Самарской области

от 15 мая 2025 г. N 218-р

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1. Общие понятия и определения

Делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;

документационное обеспечение управления, ДОУ - деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;

управление документами - область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;

служба делопроизводства - структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, и (или) работники других структурных подразделений организации, на которых возложены эти функции;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и (или) метаданными, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;

архивный документ - документ, подлежащий хранению в течение сроков, установленных нормативно или по результатам экспертизы ценности документов, в силу его значимости для организации, граждан, общества, государства;

документированная информация - информация, рассматриваемая как отдельная единица, обладающая свойствами документа или его части;

служебная информация ограниченного распространения - несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами;

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

носитель (документированной) информации - материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации;

автор документа - физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ или от чьего имени он составлен;

разработчик проекта документа - орган исполнительной власти (его руководитель), уполномоченный обеспечивать совокупность действий, связанных с подготовкой проекта документа за подписью Губернатора Самарской области или первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (лиц, исполняющих их обязанности) или с реализацией права законодательной инициативы Губернатора Самарской области или Правительства Самарской области;

исполнитель проекта документа - сотрудник структурного подразделения органа исполнительной власти, на который возложена функция по подготовке проекта документа;

юридическая сила документа - свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия;

аутентичность документа - свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления;

достоверность документа - свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям;

целостность документа - свойство документа, заключающееся в том, что в содержащуюся в нем информацию не вносились изменения, обеспечена полнота всех структурных частей документа;

пригодность документа для использования - свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования;

подлинник документа <1> - первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа;

--------------------------------

<1> Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;

электронная копия документа - копия документа на бумажном носителе, созданная в цифровой форме;

выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

письменный документ - документ, информация которого зафиксирована знаками письменности;

текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма;

аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью специальных технических средств;

управленческий документ - документ, образующийся в процессе реализации функций государственного управления, местного самоуправления, управления организацией (организациями);

научно-техническая документация - совокупность документов и документированной информации (наборов данных), фиксирующих процесс и результаты научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, а также направления, методы и процессы их внедрения, реализации и контроля;

реквизит документа - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;

реквизиты документа в системе межведомственного электронного документооборота - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов;

экспертиза ценности документов - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов;

система электронного документооборота, СЭД - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения;

система хранения электронных документов, СХЭД, электронный архив - информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование;

оцифровка документов - преобразование аналоговой документированной информации в электронную (цифровую) форму;

жизненный цикл документа - совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения <2>;

--------------------------------

<2> Для архивных документов, имеющих постоянный срок хранения, жизненный цикл остается незакрытым.

метаданные - информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла;

формат электронного документа - структура файлов электронного документа, их кодировка и расширение, определяющие способ его хранения и отображения на экране или при печати, требования к которым зафиксированы в установленном порядке <3>;

--------------------------------

<3> Понятия формата файла и формата электронного документа не идентичны - требования к формату электронного документа могут включать требования к различным форматам файлов, входящих в его структуру.

конвертация (конвертирование, конверсия) (электронного документа) - процесс преобразования исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры документа и его содержания;

миграция (электронного документа) - процесс перемещения электронного документа из одной информационной системы в другую и (или) с одного носителя на другой без изменения формата документа.

2. Делопроизводство

Документирование

Документирование - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме;

система документации - совокупность видов документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения и обуславливающее его юридическую силу;

унифицированная форма документа, УФД - нормативно установленный формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

примерная форма документа - унифицированная форма документа, содержащая унифицированный текст (часть текста), в который могут быть внесены дополнения и уточнения;

типовая форма документа - унифицированная форма документа, содержащая унифицированный текст или часть текста, подлежащие применению без каких-либо изменений и дополнений;

электронный шаблон документа - унифицированная форма документа, представленная в электронном виде;

бланк документа, электронный шаблон бланка документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке;

оформление документа - часть процесса документирования, включающая проставление на документе реквизитов;

согласование документа, визирование - оценка проекта документа заинтересованными лицами, органами или организациями, коллегиальными органами, должностными лицами, специалистами;

редакторская и корректорская правка документа - проверка соответствия текстов проектов документов нормам современного русского литературного языка с учетом использования речевых средств официально-делового стиля речи;

виза - реквизит документа, подтверждающий согласование документа или ознакомление с ним должностным лицом организации;

гриф согласования документа - реквизит документа, используемый для подтверждения согласования документа коллегиальным органом, другой организацией или ее уполномоченным представителем;

отметка об электронной подписи - реквизит электронного документа, подтверждающий его подписание электронной подписью;

информационно-удостоверяющий лист - документ, прилагаемый к электронному документу (его носителю/носителям) или нескольким электронным документам (их носителю/носителям), оформленный на бумажном носителе и выполняющий функцию электронной подписи (подписей);

текст документа <4> - основная содержательная часть документа;

--------------------------------

<4> Текст документа также является самостоятельным реквизитом и не содержит в себе иные реквизиты и метаданные документов.

приложение к документу - документ или документированная информация, прилагаемые к основному документу, содержательно и функционально связанные с ним, являющиеся его структурной частью;

отметка о заверении копии - реквизит копии документа, используемый для придания ей правового статуса копии;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.

Организация документооборота

Документооборот - движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки;

юридически значимый электронный документооборот, ЮЗЭДО, электронный юридически значимый документооборот - документооборот между двумя или более участниками взаимодействия, осуществляющийся с использованием одной (общей для участников взаимодействия) системы электронного документооборота и (или) в соответствии с условиями соглашения о взаимодействии между участниками;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

документационный поток, документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут в рамках документооборота;

включение документа в информационную систему (систему электронного документооборота) - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляются действия, обеспечивающие размещение документа с его метаданными или только метаданных документа в информационной системе (системе электронного документооборота);

первичная (экспедиционная) обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка) при их поступлении в организацию;

регистрация документа - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;

исполнение документа - выполнение действий для достижения результата, предусмотренного в документе, содержащем поручение;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов;

типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации, резолюцией должностного лица или указанный в тексте документа.

Организация документального фонда организации

Документальный фонд (организации) - совокупность документов, созданных и полученных в процессе деятельности организации;

оперативное хранение документов - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения;

(электронное) дело - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;

номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

формирование (электронного) дела - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;

лист-заверитель дела - учетный документ, содержащий сведения о количестве подшитых и пронумерованных листов в деле, включающем архивные документы на бумажном носителе, об особенностях физического состояния дела и его формирования;

внутренняя опись документов дела - документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых и регистрационных номеров, дат и заголовков, номеров страниц, помещаемый в дело;

уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда организации с последующей утилизацией или удалением программно-техническими средствами по результатам экспертизы ценности документов и (или) по истечении сроков их хранения.

3. Архивное дело

Хранение и учет архивных документов

Архивное хранение документов - стадия жизненного цикла документа, следующая после его завершения делопроизводством, на которой осуществляется хранение, учет и использование документа в качестве архивного документа;

учет архивных документов - определение количества и состава архивных документов в учетных единицах, фиксация сведений об их движении (поступлении, выбытии), наличии описаний и физическом состоянии в учетных документах и базах данных;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленное дело на бумажном носителе, электронное дело или физически обособленный носитель аудиовизуальных документов (документа, части документа), сформированная на основании определенных признаков;

единица учета архивных (аудиовизуальных) документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения аудиовизуальных документов, относящаяся к отдельному событию, произведению и имеющая самостоятельный номер и заголовок;

учетная единица - единица измерения количества архивных документов, используемая для их учета, имеющая учетный номер;

учетный документ (архива) - документ установленной формы, предназначенный для ведения учета архивных документов;

комплект научно-технической документации - совокупность технических документов, относящихся к одному изделию, технологическому процессу, объекту планировки или капитального строительства, состав которых определен нормативными актами и (или) стандартами;

комплект аудиовизуальных документов - совокупность аудиовизуальных документов и текстовой сопроводительной документации к ним, относящихся к одной единице учета, в составе, определенном нормативными актами.

Использование архивных документов

Опись - архивный справочник и учетный документ архива, представляющий информацию на уровне описания единицы хранения (единицы учета), а также в установленных случаях на уровне документа, его страховой копии, структурированный в соответствии со схемой систематизации дел фонда;

информационный документ архива - документ, создаваемый для информирования юридических и физических лиц о наличии и (или) содержании архивных документов;

архивная справка - официальный документ архива, содержащий сведения, относящиеся к предмету запроса, с указанием архивных шифров соответствующих архивных документов;

архивная копия - официальный документ архива в виде копии архивного документа с указанием его архивного шифра, заверенный в установленном порядке;

архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к предмету запроса;

запрос социально-правового характера - запрос пользователя, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

тематический запрос - запрос пользователя о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.